Servicio de Listas de Distribución de Correo Electrónico
En muchas ocasiones, la distribución de información a
grupos de usuarios mediante correo electrónico es un medio eficaz y rápido de
comunicar información, evitando la acumulación de papel. Una lista de
distribución está formada por un conjunto de direcciones de correo electrónico,
de forma que un mensaje enviado a la lista (que se ve como una única dirección
de correo electrónico) es distribuido a todas las direcciones que en ella se incluyen.
El servicio de listas de distribución de correo
electrónico permiten agilizar la comunicación permitiendo distribuir
mensajes a diferentes colectivos. Toda la información sobre las listas (personas
que reciben de la lista, y las autorizadas a enviar y administrar) se mantiene
en el servicio de directorio .
Existen dos tipos generales de listas:
- Listas dinámicas: Las personas que
reciben y envian son configuradas automáticamente en función de la información que
el directorio dispone de cada persona. Por ejemplo, en una lista de todos los
alumnos de una asignatura, cada alumno matriculada en la misma será un
receptor de mensajes de dicha lista, y cada profesor que la imparte estará
autorizado a enviar correo a la lista. La determinación de los receptores a las listas
se realiza dinámicamente en el momento del envío del mensaje.
- Listas estáticas: Existen otras
necesidades en las que no se puede predefinir de forma automática las personas
autorizadas a enviar y los receptores. En este caso, para cada lista se define
un administrador que será la persona autorizada a enviar y la encargada de dar
altas y bajas a los receptores de la lista.
En todo momento deben seguirse las Recomendaciones para el uso de listas de
distribución de correo electrónico.
A continuación se indican más detalles sobre cada uno de los tipos de listas indicados anteriormente.
Cada usuario puede consultar las listas dinámicas de las
que puede recibir correo y a las que puede enviar en las correspondientes
opciones la ficha personal de dicho usuario en las páginas blancas. Para enviar
un correo a una de las listas basta con pulsar sobre el nombre de la misma y se
abrirá una ventana con el lector de correo que tenga el usuario configurado por
defecto.
Existen miles de listas dinámicas, que se agrupan en
diferentes tipos de acuerdo con la tabla que se incluye a continuación:
| Tipo |
Quién recibe de la lista |
Quién puede enviar a la
lista (1) |
| Alumnos |
Alumnos matriculados en una asignatura de
primero/segundo ciclo o en un curso de doctorado (2)
|
Profesores que imparten la asignatura o curso. Administrativos del
centro o departamento |
| Alumnos matriculados en un estudio de
primero/segundo ciclo o en un programa
de doctorado |
Administrativos del centro o departamento |
| Alumnos matriculados en alguna asignatura de un
centro |
Administrativos del centro |
| Profesores |
Profesores que imparten una asignatura de primero/segundo ciclo
(2) |
Profesores de la asignatura. Administrativos del centro |
| Profesores que imparten alguna asignatura en un
estudio de primero/segundo ciclo o programa
de doctorado |
Administrativos del centro o departamento |
| Profesores que imparten alguna asignatura en un centro |
Administrativos del centro |
| Profesores de un departamento o área
de conocimiento |
Administrativos del departamento |
| Profesores de la Universidad |
|
| PAS |
PAS asignado a un centro,
departamento o servicio |
|
| PAS funcionario y por
categorías |
|
| PAS laboral y por categorías |
|
| PAS de la Universidad |
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| NOTAS: |
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(1) |
A las personas autorizadas por defecto a enviar a
la lista se les puede añadir quien determine Recursos Humanos, de acuerdo
con el procedimiento de
solicitud de autorización de envío a listas dinámicas
. |
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(2) |
Las listas de asignaturas y cursos de doctorado reciben nombres
diferentes en cada curso académico para reflejar la nueva situación de
alumnos y profesores asigndos a las mismas. |
El servicio de listas
estáticas centraliza el resto de listas de correo en las que
la especificación de los destinatarios se ha de realizar de forma
manual. La gestión de cada una de ellas se descentraliza mediante la figura del administrador
de la lista que es la persona encargada de recibir las solicitudes de
altas y bajas.
Se permiten dos tipos de listas de distribución:
- Moderada: Solamente ciertos usuarios pueden enviar
mensajes a la lista para su redistribución
- Restringida: Cualquier perteneciente a la lista puede enviar mensajes para su distribución .
Para la creación y gestión de cada una de estas listas se ha
de seguir el procedimiento de solicitud y
administración de listas de distribución estáticas .
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